Legal Document System



		1. Cosa si può fare con Legal Document System
		Legal Document System consente alla Vostra Organizzazione di: convertire i documenti prodotti dal Vostro sistema informativo in documenti elettronici con valore legale e fiscale conservarli in formato elettronico mantenendone nel tempo la validità legale e fiscale recapitarli automaticamente ai destinatari, con le modalità da Voi desiderate: · in formato elettronico, tramite e-mail · tramite fax (usando il Fax Server incluso nel prodotto) · su carta, tramite Postel o Koinè · su carta, in modo tradizionale convertire documenti su carta (ricevuti da terze parti o prodotti internamente) in documenti informatici a norme, conservandone il valore nel tempo perfezionare contratti tramite e-mail, con qualsiasi destinatario anche non dotato di firma digitale archiviare qualsiasi tipo di documento cartaceo o elettronico (o file) cifrare per riservatezza le comunicazioni e-mail e i documenti elettronici inviare fax da qualsiasi personal computer aziendale autorizzato e da qualsiasi applicazione abilitata alla stampa in ambiente Windows ricevere automaticamente i fax e inoltrarli via e-mail agli uffici o al personale destinatari archiviare automaticamente, se desiderato, le e-mail e i fax entranti e uscenti eliminare fax e fotocopiatori gestire gli archivi aziendali in modo più efficiente e sicuro, sulle maggiori e più diffuse piattaforme database, quali Oracle, MS SQL Server, Firebird e MS FoxPro accedere agli archivi tramite rete locale, Internet o Intranet per tutte le operazioni da Voi autorizzate (consultazione, stampa, inoltro via e-mail, inoltro via fax, aggiunta di documenti agli archivi) definire liberalmente i diritti di accesso degli utenti agli archivi, limitandoli a determinati sottoinsiemi di essi (ad esempio è possibile consentire ad un agente di vedere solo le fatture attive di propria competenza) leggere codici a barre organizzare l’accesso ai documenti archiviati in modo comodo, estremamente flessibile ed efficiente grazie alla possibilità di definire a piacere dei “contenitori logici” dei documenti (”volumi virtuali”) a cui associare i documenti (o loro sottoinsiemi) contenuti in uno o più volumi fisici dell’archivio; i “volumi virtuali” di Legal Document System consentono quindi di organizzare - e riorganizzare successivamente - a piacere gli archivi in qualsiasi momento, a prescindere dalla loro struttura fisica storica precedentemente definita, in modo personalizzato per ciascun utente, che disporrà quindi della propria “vista” sugli archivi trovare in modo semplice e veloce i documenti correlati (es: ordine-ddt-fattura-sollecito).



		2. Applicazioni
		Emissione elettronica, spedizione via Internet, fax, Postel e Koinè e archiviazione con modalità informatiche a norma di legge di: · documenti contabili quali fatture, solleciti di pagamento, ordini, conferme d'ordine, cedolini paga · proposte e conferme contrattuali · raccomandate e lettere circolari · disposizioni di bonifico, ricevute bancarie · bollettini di conto corrente postale spedizione elettronica automatica delle copie dei documenti destinate agli agenti compilazione assistita, spedizione e archiviazione elettronica di offerte e inviti a proporre emissione e manutenzione in formato elettronico (documenti informatici a norme) di scritture contabili quali: · libro giornale, mastri, registri IVA, corrispettivi · libro giornale di magazzino, cespiti, ... automazione fax spediti e ricevuti, con inoltro via e-mail e archiviazione elettronica automatica archiviazione elettronica sostitutiva della carta gestione archivi dei documenti aziendali, con accesso tramite rete locale, Internet e Intranet estrazione dei fascicoli di documenti (cliente o fornitore) destinati all'ufficio legale per il recupero del credito e/o la gestione di eventuali contenziosi conservazione del valore legale e fiscale dei documenti informatici
		3. Vantaggi
		L'utilizzo di Legal Document System comporta una serie di importanti e irrinunciabili vantaggi, che si possono sintetizzare in: riduzione dei costi, recupero di personale ad attività più produttive, maggiore efficienza, migliore organizzazione e immagine aziendale. Ne elenchiamo alcuni:
		riduzione / eliminazione dei costi e dei tempi di produzione e recapito documenti, da qualche euro a documento (es.: fatture elettroniche), ad alcune decine di euro (es.: contratti elettronici, fascicolo cliente/fornitore per l'ufficio legale), fino a centinaia o migliaia di euro a documento (libro giornale, libro inventari) eliminazione dei costi e degli spazi fisici occupati dagli archivi dei documenti migliore gestione degli archivi reperibilità in pochi istanti dei documenti e delle informazioni in essi contenute, con la conseguente possibilità di fornire risposte pronte ai clienti, al personale e al management dell'azienda risparmio di tempo del personale amministrativo risparmio di tempo del personale addetto alle vendite recapito immediato e a costo zero delle offerte ai clienti e delle conferme ai fornitori, con conseguente accelerazione dei processi produttivi e finanziari dell'azienda
		Legal Document System è conforme alle più recenti norme italiane ed europee che conferiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici (firma digitale, fatturazione e archiviazione elettronica, documenti contabili informatici).
		Legal Document System è costituito dai seguenti componenti software: DigitalSign, per la firma digitale certificata a norma di legge e per la cifratura dei documenti DigitalFile, per l'archiviazione dei documenti e la conservazione del loro valore legale e fiscale nel tempo CompEd PDF Generator, per la conversione dei documenti elettronici in formato PDF CompEd PDF Volume Printer, per la stampa ottimizzata di volumi di documenti PDF PostManager, per convertire i documenti elettronici in documenti informatici a norma, l’archiviazione automatica in DigitalFile e la spedizione “multicanale” tramite Internet, fax, Postel e Koinè C-Fax, il “Fax System” (server e client) di automazione e archiviazione fax, integrato con l'e-mail e gli altri componenti di Legal Document System SmartContract “Lite”, per i contratti elettronici via e-mail (applicazione mono-utente “stand-alone”) SmartContract, per i contratti elettronici in qualunque formato, personalizzabile nelle strutture dati, nelle procedure (workflow), nelle interfacce utente e nell'integrazione con il Sistema Informativo dell'Organizzazione Utente; “SmartContract” consente di gestire una comunità di utenti, con diritti differenziati, che opera con molteplici tipologie contrattuali e che può accedere ai servizi anche tramite Internet o Intranet (applicazione multi-utente, client-server e web-based) CompEd Barcode Reader, per la lettura dei codici a barre e dispone dei seguenti moduli opzionali ViewDoc Server, per la visualizzazione, da una qualsiasi delle Vs. applicazioni, di uno o più documenti archiviati, tramite Web Browser ViewDoc per IBM AS/400, per la visualizzazione di un documento o una lista di documenti direttamente dalla schermata dell'applicazione su IBM AS/400, e per la stampa di etichette con codice a barre per l'archiviazione di documenti passivi Legal Document System dispone di interfaccia di programmazione COM, per l'integrazione in altre applicazioni software.